دفتر روزنامه چیست؟ نحوه نوشتن آن چگونه است؟

تعریف دفتر روزنامه؛ یکی از انواع دفاتر قانونی

دفتر روزنامه یک نوع دفتر حسابداری قانونی است که طبق «ماده ۷ قانون تجارت»، باید در آن همه معاملات تجاری، دیون، مطالبات، مطالبات و به‌طورکلی رویدادهای مالی یک سازمان یا شرکت (رویدادهای مالی حساب تجاری)، به‌ترتیب زمان و تاریخ وقوع آن‌ها ثبت شود. این کار باید طبق اصول و ضوابط حسابداری و قانونی انجام شود که در بخش بعد به توضیح فرم اصولی دفتر روزنامه خواهیم پرداخت.

فرم استاندارد دفاتر روزنامه؛ اجزای اصلی دفتر روزنامه چیست؟

هر کدام از دفاتر حسابداری مانند دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین اجزا و فرم استاندارد مخصوص به خود را دارند. به‌عنوان مثال در دفتر کل هر صفحه باید به یک حساب مجزا، تخصیص داده شود. اگر راجع‌به دفتر کل و فرم آن به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله «دفتر کل چیست» را مشاهده کنید؛ در این مطلب به ارتباط بین دفتر کل و دفتر روزنامه نیز پرداخته‌ایم. بااین‌حال اجزای اصلی دفتر روزنامه به شرح زیر است:

• شماره صفحه
• شماره سند حسابداری: شماره رویداد مالی نوشته شده در سند حسابداری
• تاریخ رویداد
• شرح (ماهیت رویداد)
• عطف: برای انتقال اطلاعات به دفتر کل
• بدهکار
• بستانکار

هر دفتر روزنامه باید حداقل شامل موارد ذکرشده، باشد و باتوجه‌به این موارد تحریر شود؛ در غیر این صورت از لحاظ قانونی معتبر نخواهد بود.

بررسی دلیل اهمیت تحریر کردن دفتر روزنامه

اصلی‌ترین و مهم‌ترین دلیل نوشتن دفتر روزنامه، وجود الزام قانونی برای تحریر آن است. طبق «قانون ۶ تجارت» کلیه شرکت‌ها و سازمان‌ها باید نسبت به تحریر دفاتر قانونی از جمله دفتر روزنامه اقدام کنند؛ در غیر این صورت با جریمه‌های مختلف مالی و قانونی روبه‌رو خواهند شد. پس در کنار خرید لوازم تحریر اداری، به‌هیچ‌عنوان تهیه دفترهای حسابداری را فراموش نکنید.

یکی دیگر از علت‌های پر کردن دفتر روزنامه، کمک به جلوگیری از اشتباهات رایج در حسابداری است؛ زیرا هر رویداد مالی به‌دقت و با جزئیات ثبت خواهد شد. همچنین با نوشتن دفتر روزنامه، در آینده در صورت لزوم، به یک آرشیو مالی مبرهن و مستدل دسترسی خواهید داشت. از طرفی فرایند گزارش‌گیری مالی نیز با استفاده از دفاتر حسابداری مانند دفتر روزنامه، بسیار کارآمدتر انجام خواهد شد.

مهلت ثبت رویداد مالی در دفتر روزنامه چند روز است؟

هر رویداد مالی اتفاق افتاده در حساب شرکت حداکثر ۷ روز پس از وقوع، مهلت دارد تا در دفتر روزنامه آن شرکت منتقل شود. همچنین شما پس از تهیه و خرید دفتر کل، دفتر روزنامه و سایر دفاتر قانونی، فقط برای یک سال مالی می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. ازاین‌رو باید برای هر سال مالی جدید یک دفتر روزنامه جدید داشته باشید. به‌طورکلی به‌هیچ‌عنوان نباید از دفاتر قانونی خالی سال قبل برای ثبت رویدادهای مالی سال بعد، استفاده کنید.

چه زمانی باید برای تهیه دفتر روزنامه اقدام کرد؟

طبق قانون کلیه دفاتر قانونی اعم از دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل، باید قبل از شروع سال مالی جدید، تهیه شوند. توجه داشته باشید، اگر دفترهای قانونی را به‌موقع تهیه نکنید، مشمول جریمه‌های مالی و قانونی خواهید شد. برای درخواست و دریافت این دفاتر باید فقط از طریق «سازمان ثبت شرکت‌ها» اقدام کرد. فرایند درخواست دفترهای قانونی، مراحل اداری مخصوص به خود را دارد.

به‌طورکلی با ارائه مدارک شرکت و هیئت مدیره، قبل از شروع سال مالی جدید می‌توان نسبت به اخذ پلمپ دفاتر قانونی اقدام کرد. ازاین‌رو اگر می‌پرسید که «پلمپ دفاتر چیست»؛ پس از طی کردن مراحل لازم ثبت دفترهای قانونی، سازمان ثبت شرکت‌ها این دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه را با به‌صورت مهر و شماره‌گذاری شده با اطلاعات ثبتی شرکتتان، برای شما ارسال خواهد کرد. هنگام درخواست دفاتر قانونی از سازمان ثبت شرکت‌ها، باتوجه‌به میزان گردش‌های مالی خود می‌توانید دفاتر ۵۰، ۱۰۰ یا ۲۰۰ برگ را به تعداد موردنیاز، سفارش دهید.

نحوه تحریر و نوشتن دفتر روزنامه

پس از ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری، باید نسبت به تحریر و ثبت دفتر روزنامه و انتقال اطلاعات مالی به دفتر روزنامه بپردازید. ازاین‌رو در این بخش یک نمونه تحریر رویداد مالی در دفتر روزنامه را بررسی خواهیم کرد:

دفتر روزنامه

صفحه ۳۰

جدول بالا، یک نمونه ساده از نحوه نوشتن دفتر روزنامه بود. برای کسب اطلاعات بیشتر راجع‌به نحوه تحریر دفاتر قانونی و جلوگیری از بروز مشکلات قانونی مالی و مالیاتی، می‌توانید آیین‌نامه «تحریر دفاتر قانونی» را مطالعه کنید. همچنین اگر می‌پرسید که عطف در دفتر روزنامه چیست؟ زمانی که هر حساب را به دفتر کل انتقال می‌دهیم، شماره صفحه آن حساب در دفتر کل، داخل ستون عطف وارد می‌شود. با این کار، گزارش‌گیری‌ها و پیگیر‌های آینده، آسان‌تر انجام خواهند شد.

برای ثبت داد و ستد تجاری خود باید دفتر روزنامه تهیه کنید

کلیه شرکت‌ها و سازمان‌ها باید برای ثبت امور مالی و معاملات خود، از دفتر روزنامه استفاده کنند. رویدادهای مالی به‌ترتیب تاریخ و زمان وقوع در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند. به‌طورکلی دفاتر قانونی اعم از دفتر روزنامه باید پیش از شروع سال مالی جدید از طرف سازمان ثبت شرکت‌ها تهیه شوند. در صورت تکمیل نکردن دفتر روزنامه در مهلت مقرر، شرکت از طرف قانون جریمه خواهد شد. ازاین‌رو بهتر است هر سال پیش از شروع سال مالی جدید، نسبت به تهیه دفتر روزنامه، اقدام کنید.