دفتر اندیکاتور چیست؟ آموزش نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور

دفتر اندیکاتور با هدف سازماندهی کردن و پیگیری نامه‌های شرکت‌ها تهیه و تدوین می‌شوند. دفترهای اندیکاتور از دو بخش اصلی برای نامه‌های ورودی و خروجی تشکیل شده‌اند؛ این دفترها عموما ۱۲ ستون دارند که برای پرکردن آن‌ها نیاز به اطلاعات نامه‌های ارسالی و دریافتی مانند گیرنده و موضوع نامه دارید. اگر برای پر کردن دفتر اندیکاتور شرکت یا سازمان خود با چالش مواجه شده‌اید اصلا  نگران نباشید، ما در این مقاله توضیحات مفصلی درباره نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور برای شما فراهم کرده‌ایم.

دفتر اندیکاتور؛ دفتری برای ثبت و پیگیری نامه‌های سازمان

دفتر اندیکاتور دفتری است که همه مکاتبات یک سازمان درون آن ثبت می‌شود. ازآن‌جا که در اداره‌ها و سازمان‌ها تعداد نامه‌های ارسالی و دریافتی بسیار است، با تدوین دفتر اندیکاتور پیگیری کردن مکاتبات و نامه‌ها به‌راحتی صورت می‌گیرد. مکاتباتی که در دفتر اندیکاتور ثبت می‌شود شامل نامه‌های ارسالی، دریافتی، نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های ارجاعی است.

کاربرد دفتر اندیکاتور؛ ابزاری برای پیگیری کردن نامه‌های ورودی و خروجی

کاربرد دفتر اندیکاتور سهولت در شناسایی نامه‌هاست. استفاده از دفتر اندیکاتور برای پیگیری کردن نامه‌ها در سازمان‌ها، شرکت‌ها، مدارس، کارخانه‌ها، مراکز آموزشی و مراکز حقوقی کاربرد دارد؛ درنتیجه دفتر اندیکاتور مانند دفتر معین و روزنامه از دفاتر ضروری سازمان‌ها و مراکز آموزشی محسوب می‌شود.

مشخصات فرم دفتر اندیکاتور چیست؟

دفتر اندیکاتور دو فرم مجزا برای نامه‌های ارسالی و دریافتی دارد. نامه‌های دریافتی حداقل ۵ ستون اصلی و نامه‌های ارسالی ۶ ستون اصلی دارند. به‌عنوان مثال نامه ارسالی با موضوع خرید وسایل اداری باید حداقل ۶ ستون اصلی داشته باشد. در ادامه به بررسی کامل مشخصات ستون‌های دفتر اندیکاتور می‌پردازیم.

بررسی ۱۲ ستون‌ دفتر اندیکاتور

در فرم نامه‌های ورودی حداقل ۵ ستون با نام‌های شماره ردیف، تاریخ، گیرنده نامه، شرح نامه دریافت شده و پیوست وجود دارد. فرم نامه‌های خروجی نیز ۶ ستون افقی دارد که شامل شماره نامه، عنوان، توضیحات نامه، گیرنده، پیوست و تاریخ نامه است. در ادامه اطلاعات مربوط به ستون‌های دفتر اندیکاتور را برای شما آورده‌ایم:

1. شماره ردیف (شماره ثبت): با آغاز هرسال برای هریک از نامه‌های ورودی و خروجی کدی اختصاص داده می‌شود، این کد همان شماره ثبت است. 
2. تاریخ ورود: در این ستون نامه‌های دریافتی با ذکر دقیق سال، ماه و روز ثبت می‌شوند.
3. شماره و تاریخ دریافت نامه: در این بخش شماره نامه و تاریخ دریافت آن نوشته می‌شود.
4. وارده از/صادره به: این بخش شامل نام فرستنده یا سازمانی است که نامه را ارسال یا دریافت کرده است.
5. موضوع نامه: در این قسمت موضوع نامه یا خلاصه‌ای از مکاتبات در آن نوشته می‌شود.
6. تعداد پیوست: این بخش به دو قسمت نامه‌های ورودی و خروجی تقسیم‌بندی می‌شود؛ تعداد صفحات پیوست نامه‌های دریافتی در قسمت وارده و تعداد صفحات پیوست نامه‌های ارسالی در ستون صادره نوشته می‌شود.
7. ارجاع به: در این بخش باید نام افراد یا واحدهای سازمانی که نامه‌ها را دریافت می‌کنند، نوشته شود.
8. تاریخ صدور: در این ستون باید تاریخ صادر کردن نامه را به سال، ماه و روز وارد کنید.
9. رونوشت به: در این قسمت اگر نامه ارسالی به غیر از گیرنده اصلی، گیرنده دیگری داشته باشد باید نام آن فرد یا سازمان را بنویسید.
10. شماره فایل: در این بخش شماره پرونده نامه دریافتی را وارد کنید.
11. شماره قبل دفتر اندیکاتور: این ستون برای ثبت مواردی مانند شماره مکاتبات گذشته با آن سازمان یا اشخاص است.
12. شماره بعد دفتر اندیکاتور: درصورتی‌که نامه‌ها و مکاتباتی در آینده صورت بگیرد، شماره آن نامه‌ها در این بخش یادداشت می‌شود.

دفترهای اندیکاتور در دو مدل دفتر اندیکاتور الکترونیکی و دفتر اندیکاتور سنتی وجود دارند؛ برای تهیه دفترهای اندیکاتور سنتی می‌توان آن‌ها را از عمده فروش لوازم التحریر خریداری کرد. همچنین دفترهای اندیکاتور الکترونیکی را می‌توان از طریق نرم‌افزارهای مختلف دانلود کرد.

نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور چگونه است؟

در مرحله اول برای آموزش ثبت نامه در دفتر اندیکاتور باید دانست که این دفتر به دو بخش مکاتبات وارده و نامه‌های صادره تقسیم می‌شود. با انتخاب یکی از این بخش‌ها به سراغ پر کردن ستون‌های نامه بروید؛ به‌عنوان مثال در قسمت تاریخ، صاحبان نامه و موضوع  باید تاریخ دقیق نامه ارسالی را به همراه نام گیرنده بنویسید و موضوع نامه را شرح دهید. در ستون پیوست‌ها اگر نامه‌ای به‌عنوان پیوست ارسال یا دریافت شده باشد باید حتما ذکر شود. سپس با داشتن سایر اطلاعات نامه شروع به پر کردن ستون‌های باقی مانده کنید. همچنین می‌توانید پیوست‌ها را در زونکن نگه‌داری کنید؛ اگر برای شما سوال شده که «زونکن چیست»، زونکن ابزاری برای بایگانی کردن اسناد مهم است. 

بررسی جزئیات نحوه ثبت نامه در دفتر اندیکاتور

هر خط افقی در دفتر اندیکاتور نمایانگر یک نامه است و برای ثبت کردن اطلاعات نامه‌ها فقط نیاز به انواع روان نویس مانند خودکارهای آبی یا مشکی دارید. همچنین نحوه شماره‌ گذاری در دفتر اندیکاتور را می‌توان به دو روش با فرمول و بدون فرمول انجام داد. در شماره‌گذاری با فرمول از یک ترکیب ثابت به‌عنوان فرمول استفاده می‌شود؛ از این مدل شماره‌گذاری برای دبیرخانه و سیستم بایگانی سنتی استفاده می‌شود. همچنین شماره‌گذاری بدون فرمول برای مکاتبات داخلی سازمان به‌کار می‌رود.

دفتر اندیکاتور را از فروشگاه‌های لوازم تحریر معتبر خریداری کنید

دفتر اندیکاتور برای شناسایی و پیگیری نامه‌های ارسالی و دریافتی اداری استفاده می‌شود. این دفتر سازمانی عموما از ۱۲ ستون تشکیل شده است که هر خط افقی آن برای ثبت اطلاعات یک نامه است. ازآن‌جا دفتر اندیکاتور از جمله دفترهای ضروری برای سازماندهی کردن و پیگیری مکاتبات است که می‌توان آن را با قیمتی مناسب از فروشگاه‌های آنلاین و حضوری مانند ایران تحریر خریداری کرد. همچنین با مشاهده لیست لوازم اداری در ایران تحریر، می‌توانید سایر لوازم اداری مورد‌نیازتان را از به‌صورت آنلاین از ما تهیه کنید.