میز کار شما برای گذراندن روزهای ۸ ساعت کاری چگونه به نظر می‌رسد؟ آیا این میز برای قرار دادن وسایل اداری از جمله خودکار، پوشه‌های مهم، یادداشت‌ها و تقویم کاری سازماندهی شده است؟ پاسخ شما به این سوال‌ها، نشان‌دهنده رعایت استاندارد چیدمان میز اداری برای افزایش کارایی فرد است. نحوه چیدمان ست اداری روی میز علاوه‌بر افزایش کارایی، منجربه ساماندهی ذهن فرد و ایجاد نظم نیز خواهد شد. این کار با رعایت اصولی از جمله ایجاد فضای خالی، قرار دادن کازیه برای نظم‌دهی وسایل و یادداشت‌های امیدبخش انجام می‌شود که در این مقاله توضیح می‌دهیم. برای آشنایی با استانداردهای چیدمان روی میز اداری، مطالعه این مقاله را از دست ندهید.
ایجاد فضای خالی کافی؛ اولین استاندارد چیدمان میز اداری
همیشه مطمئن شوید که مقداری فضای خالی روی میز کار خود دارید. بسیاری از افراد به اشتباه میز کار خود را با انواع ست اداری و وسایل غیر‌ضروری پر می‌کنند؛ این کار منجربه افزایش استرس و نامنظم شدن ذهن فرد می‌شود. برای جلوگیری از به هم ریختگی ذهنی پیشنهاد میکنیم روی میز علاوه‌بر سیستم کامپیوتر، فقط ملزومات اداری از جمله کازونه، پوشه و تقویم را روی میز قرار دهید.
با حذف وسایل اضافی از روی میز، فضایی برای کارهای دیگر مثل نوشتن کارهای روزمره و گزارش در اختیار خواهید داشت. این کار به سازماندهی فضای کار و ایجاد ذهن مرتب شده و در نهایت انتقال سریع بین کارهای کمک میکند.
در چیدمان روی میز اداری از وسایل نظم‌دهنده استفاده کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای نظم دادن به میز کار استفاده از وسایل سازمان‌دهنده مثل جامدادی و کازیه است. کازیه‌ها سبدهای یک یا دو طبقه هستند که برای قرار دادن دفتر و پوشه مورد‌استفاده قرار می‌گیرند. استفاده از این وسایل به مرتب نگه داشتن کشو و دسته‌بندی فایل‌های با تعداد بالا کمک میکند. استفاده از جامدادی و کازینه به‌عنوان ست رومیزی اداری، پیدا کردن وسایل را آسان‌تر میکند.
اگر می خواهید سازماندهی میز را بیشتر از قبل افزایش دهید، به همه چیز برچسب بزنید. با انجام این کار، می‌دانید که همه چیز دقیقا کجاست و نیازی نیست وقت خود را برای جست‌وجوی وسایل مختلف تلف کنید.
چیدمان میز کار اداری با وسایل شخصی؛ محیط کار را برای خود دوست داشتنی کنید
با اضافه کردن وسایلی که باعث خوشحالی یا انگیزه شما می‌شود، میز خود را برای کار به منبع الهام و انگیزه تبدیل کنید. استفاده از برخی عکس‌های خانوادگی گرفته و نقل قول‌های الهام بخش یا قرار دادن گیاه کوچک از نمونه‌های این کارها به شمار می‌روند. فراموش نکنید که شما ساعت‌های طولانی در طول روز را به نشستن پشت میز اختصاص می‌دهید؛ بنابراین حتما نشانی از زندگی شخصی و تفریحات مورد‌علاقه را روی میز کار قرار دهید. البته استفاد از این وسایل نباید به حدی باشد که کل فضای خالی میز را اشغال کند و دیگر جایی برای قرار دادن وسایل ضروری مثل جامدادی و جا چسبی نباشد.
تا جای ممکن از ابزارهای دیجیتال به‌جای وسایل فیزیکی استفاده کنید
در دنیای امروزی موارد متعددی از شکل فیزیکی به فضای دیجیتال انتقال یافته‌اند. برای مثال به جای ذخیره فایل‌های کاغذی، می‌توانید آن‌ها را به‌صورت الکترونیکی در رایانه خود نگه دارید. البته همچنان استفاده از برخی لوازم بایگانی اداری امکان دسترسی سریع به فایل‌ها را برای برخی از مشاغل فراهم میکند. هر چند که دیجیتالی کردن وسایل بایگانی منجربه حفظ محیط زیست نیز خواهد شد.
با چیدمان اصولی، هر بار که پشت میز می‌نشینید روی یک چیز کار کنید
چیدمان میز کار اداری باید به‌گونه‌ای باشد که تمرکز شما را به هم نریزد. هنگامی که روی میز خود کار می‌کنید، مطمئن شوید که در یک زمان روی یک چیز تمرکز می کنید. اگر با فایل‌های کاغذی متعدد سروکار دارید، فقط پوشه‌های مورد‌نیاز را باز کنید و سایر فایل‌ها را در کازیه ایستاده قرار دهید.
یکی از بهترین راه‌ها برای سازماندهی میز کار و افزایش تمرکز، راه‌اندازی یک سیستم بایگانی به صورت فیزیکی و دیجیتالی است. اگر به کاغذ و کلاسور روی میز خود نیاز دارید، از مرتب‌کننده فایل و کاغذ استفاده کنید تا همه چیز جای خود را بگیرد.
مرتب کردن کابل‌ها؛ نکته‌ای مهم برای چیدمان میز کار منظم
یکی از بهترین راه‌ها برای سازماندهی میز کار، اتصال کابل‌های وسایل الکترونیکی است. معمولا استفاده از لپ‌تاپ، کامپیوتر و شارژر منجربه افزایش سیم‌های اطراف میز و در نهایت به‌هم‌ریختگی ذهن می‌شود. برای چیدمان میز اداری مدرن به دلیل استفاده از وسایل الکترونیک، از اتصال‌دهنده کابل استفاده کنید. در ادامه وسایل الکترونیکی که باید با رعایت استاندارد استفاده از کابل، چیده شوند را معرفی میکنیم.
لپ تاپ با شارژر
سیم اتصال لپ تاپ به مانیتور (یا دو)
شارژر گوشی
سیم پسوند
محافظ ولتاژ
روتر اینترنت
مرتب کردن کابل‌ها، چیدمان روی میز را برای قرار دادن سایر ملزومات اداری مثل زونکن و جامدادی راحت‌تر میکند.
نکته مهم در چیدمان میز اداری مدرن چیست؟ اولویت‌بندی استفاده از ابزارها
با‌توجه‌به شرح وظایف خود در محل کار برای چیدمان میز پذیرایی اداری و میز اداری شخصی اقدام کنید. برای مثال اگر از وسایل بایگانی فیزیکی استفاده می‌کنید، حتما نوشت افزار و جامدادی به همراه زونکن و کازیه را در دسترس‌ترین نقطه میز قرار دهید. علاوه‌بر این، استفاده از تقویم رومیزی نیز برای هر نوع کاری اهمیت دارد. استفاده از تقویم‌های آویز، میز را خلوت‌تر نشان می‌دهد.
نحوه چیدمان میز اداری با خرید از فروشگاه‌های عرضه‌کننده لوازم اداری
نحوه چیدمان ست اداری روی میز و قرار دادن وسایل اداری بر‌اساس اولویت‌بندی از اصول افزایش کارکرد فرد در محیط کار می‌شود. در نظر داشتن فضای خالی روی میز، تقویم، استفاده از کازیه برای نظم دادن به پوشه‌ها، جامدادی، جا چسبی و نوشت‌افزار مناسب از استانداردهای چیدن میز کار اداری است.
برای افزایش بهره‌وری در محیط کار، کاهش استرس و دسترسی سریع به وسایل کار، حتما از اصول چیدن میز اداری استفاده کنید. برای تکمیل ملزومات اداری به‌منظور نظم‌دهی به میز از فروشگاه‌های عرضه‌کننده لوازم تحریر اداری استفاده کنید.
نظرات کاربران