چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم؟

اگر تابه‌حال انجام تکالیف یا پرداخت قبوض را به مکرر فراموش کرده‌اید، زمان آن رسیده است تا از دفتر برنامه‌ریزی استفاده کنید. دفتر برنامه‌ریزی یک راه عالی برای سازماندهی امور روزانه به شمار می‌رود. استفاده از پلنرها یا همان دفتر برنامه‌ریزی به افراد حرفه‌ای محدود نمی‌شود؛ در واقع هر شخصی امکان استفاده از این پلنرها را دارد. پلنر برای برنامه‌ریزی کارهای روزمره، فعالیت‌ها، قرار ملاقات با پزشک و موارد دیگر استفاده می‌شود. برای استفاده بهینه از دفتر برنامه‌ریزی باید هدف خود را پیدا و بر اساس آن زمانبندی مناسب را اجرا کنید. در این مقاله توضیح خواهم داد که با استفاده از یک دفتر ساده و چند وسیله دیگر «چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم» که مقرون‌به‌صرفه و درعین‌حال مفید باشد.

انتخاب دفتر برنامه‌ریزی؛ اولین قدم برای درست کردن پلنر

به‌طورکلی انتخاب نوع دفتر برنامه‌ریزی بیشتر به سلیقه و ترجیحات فردی بستگی دارد، بااین‌حال اولین مرحله ضروری برای پاسخ به «چگونه یک دفتر برنامه‌ ریزی درست کنیم» به شمار می‌رود. نوع دفتر برنامه‌ریزی با در نظر داشتن سبک زندگی و فعالیت‌های روزانه انتخاب می‌شود. بسیاری از افراد استفاده از پلنرهای هفتگی و ماهانه را به دفترهای برنامه‌ریزی سالانه ترجیح می‌دهند؛ بنابراین از انواع دفتر با تعداد صفحه کمتر استفاده می‌کنند.

با در نظر داشتن میزان فعالیت، دفتری با تعداد صفحه مناسب و جلدی با رنگ موردعلاقه خود بخرید. نوع فعالیت‌ها برای افراد در سنین و دوره‌های مختلف زندگی تغییر می‌کند. برای مثال بیشترین زمان یک دانش‌آموز سال دوازدهمی به مطالعه و تست‌زنی اختصاص می‌یابد؛ درحالی‌که کارهای روزانه یک خانم شاغل در چند بخش کاری، استراحت، امور ضروری و روتین زندگی و فعالیت‌های جانبی تقسیم می‌شود.

تعیین اهداف و اولویت‌ها؛ یکی از مراحل طراحی دفتر برنامه‌ریزی

اگر تجربه خرید دفتر پلنر را داشته باشید، حتما بخشی را در صفحه‌های اول برای یادداشت اولویت‌ها مشاهده کرده‌اید. این کار به جمع‌بندی ذهن شما و آماده‌سازی برای یک برنامه‌ریزی کم‌نقص کمک خواهد کرد. ازاین‌رو قبل از شروع به تزیین دفتر پلنر و کشیدن جدول، نمودار و درج زمان‌بندی‌ها حتما اهداف و اولویت‌های خود را در صفحه اول یادداشت کنید.

نوشتن اهداف علاوه‌بر اینکه مسیر پیش رو را شفاف‌تر می‌کند، به ترسیم متناسب‌ترین جدول و درج بهترین زمانبندی نیز کمک خواهد کرد. حتما از هدف‌های کوتاه‌مدت تا طولانی‌مدت را در صفحه اول پلنر یادداشت کنید؛ همه کارها و اولویت‌هایی که حتی از نظرتان کم‌اهمیت و جزیی هستند را نیز بنویسید. شرکت در کلاس، ثبت‌نام در باشگاه ورزشی، ترک محل کار فعلی، تمام کردن کتاب داستان و رسیدن به رژیم غذایی سالم انواعی از اهداف افراد در زندگی به شمار می‌روند.

برنامه‌ریزی هفتگی و ماهانه؛ لیستی از کارها برای طراحی بهتر پلنر تهیه کنید

در این مرحله نوبت به اجرای کارهای اصلی برای درست کردن یک پلنر می‌رسد. در مرحله قبلی اهداف و اولویت‌ها را نوشتیم؛ بنابراین اکنون لیستی از کارهای مهم در اختیار دارید که از زمان‌بندی‌های ماهانه و هفتگی برای انجام هر یک استفاده می‌کنید. برای مثال ترک محل کار فعلی در ماهی که داخلش هستید و آغاز به کار جدید در ماه بعدی نوشته می‌شود. به همین ترتیب به سایر اهداف خود زمانبندی بدهید.

چگونه دفتر برنامه ریزی درسی درست کنیم؟

اکنون شاید بپرسید که چگونه دفتر را به پلنر ماهانه و هفتگی تبدیل کنیم؟ ۳۱ صفحه برای هر ماه در نظر بگیرید؛ هر صفحه بیانگر برنامه روزانه یک روز در ماه است. برای جلوگیری از شلوغ شدن دفتر پیشنهاد می‌کنیم دو صفحه روبه‌رو را برای یک روز در نظر بگیرید و تاریخ هر روز را بالای دو صفحه مربوطه بنویسید. بااین‌کار فضای بیشتری برای پیاده کردن آنچه برای برنامه‌ریزی در ذهن دارید، خواهید داشت. البته این بخش فقط برای پلنر درسی نیست و برای درست کردن همه دفترهای برنامه‌ریزی کاربرد دارد.

برای جلوگیری از نامنظم شدن دفتر از انواع خودکار رنگی استفاده کنید. استفاده از خودکار رنگی برای نشان دادن ترتیب اهمیت کارها در روزهای شلوغ نیز کاربرد دارد؛ برای مثال از خودکار قرمز برای کارهای بسیار مهم و زرد برای کارهای با اهمیت کمتر استفاده کنید. برای اطلاع از قیمت خودکار رنگی با فرشگاه‌های عرضه‌کننده این محصول تماس بگیرید. ادامه متن را برای تکمیل طراحی دفتر برنامه‌ریزی مطالعه کنید.

برنامه‌ریزی روزانه؛ پیش‌نیاز برای تقسیم‌بندی هر صفحه از دفتر

از قانون ۸، ۸، ۸ برای برنامه‌ریزی روزانه استفاده کنید؛ روز هر فرد براساس این قانون به سه بخش ۸ ساعته تقسیم‌ می‌شود. هر یک از این قسمت‌ها برای کار، استراحت و سایر فعالیت‌ها استفاده می‌شوند. به‌این‌ترتیب امور روزانه خود را تقسم‌بندی و بعد از ترسیم جدول‌ها وارد دفتر برنامه‌ریزی کنید؛ بنابراین یک جدول کلی با سه بخش اصلی بکشید و براساس فعالیت‌های موجود در هر ۸ ساعت، جدول را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم‌بندی کنید.

برای مقید شدن به اجرای دقیق برنامه‌ریزی روزانه بعد از پایان ۷ روز برای خود هدیه در نظر بگیرید. برای این کار لازم نیست هزینه بالایی پرداخت کنید؛ گاهی یک کتاب کوچک یا خودکار رنگی نیز برای پاداش دادن به خود کافی است. جایزه‌های بزرگ‌تر را برای دستاوردهای بیشتر در نظر بگیرید؛ اگر عاشق لوازم تحریر هستید، بعد از پایان یک ماه سخت کاری و درسی از بهترین مارک روان نویس یا بهترین برند ماژیک رنگی برای خود هدیه بخرید.

چگونه دفتر ساده را برای برنامه‌ریزی روزانه آماده کنیم؟

اگر بتوانید تصویر دقیقی از طراحی پلنر موردنظرتان در ذهن داشته باشید، کار سختی برای درست کردن دفتر برنامه‌ریزی در این مرحله نخواهید داشت. یک دفتر خالی، خط کش و یک خودکار برای شروع برنامه‌ریزی روزانه کافی است که از فروشگاه لوازم تحریر ایران تحریر می‌توانید به‌صورت آنلاین تهیه کنید؛ بنابراین با استفاده از این وسایل و به‌سادگی آنچه را که نیاز دارید در دفتر ترسیم کنید. همچنین امکان استفاده از یک الگوی خاص در فضای وب برای طراحی صفحات وجود دارد.

صفحه سمت راست را به سه بخش تقسیم کنید. بسته به اینکه با چه شکلی راحت‌تر هستید، بخش‌ها را با ستون‌های عمودی یا ردیف‌های افقی جدول‌بندی کنید؛ تعداد بخش‌های هر صفحه را با‌توجه‌به اندازه برگه و تعداد کارها ترسیم کنید. هر بخش را با روز هفته و تاریخ مثل دوشنبه، 3 شهریور; سه شنبه 13 اسفند؛ و چهارشنبه 5 آبان برچسب بزنید.

نمودارهایی برای نشان دادن مسیر پیشرفت بکشید

بخشی از دو صفحه اختصاص یافته به هر روز را برای رسم نمودارهای پیشرفت اختصاص دهید. البته ارزیابی عملکرد در پایان هفته یا ماه منطقی‌تر از روز به شمار می‌رود؛ بااین‌حال اگر تمایل به سنجش نحوه عملکرد و انجام کارهای روزانه خود دارید، رسم نمودار را فراموش نکنید.

برای جذاب‌تر کردن نمودارهای پلنر از وسایل نوشت‌افزاری رنگی، برچسب، نوار طرح‌دار و موارد دیگر استفاده کنید؛ این کار کمی خلاقیت به دفتر برنامه‌ریزی شما اضافه می‌کند. اکثر فروشگاه‌های لوازم تحریر مملو از ابزارهایی هستند که برای تبدیل یک تقویم خسته‌کننده یا صفحه خالی به اثری منحصر‌به‌فرد نیاز خواهید داشت.

حفظ تعادل بین کار و زندگی؛ بخشی را برای کارهای موردعلاقه اختصاص بدهید

حفظ تعادل بین کار و تفریح یکی از اصل‌های مهم در برنامه‌ریزی است که باید بخشی برای آن در دفتر برنامه‌ریزی در نظر بگیرید؛ به بیانی دیگر علاوه‌بر قرار دادن ساعت‌های کاری و درسی، حتما ساعتی برای تفریح اختصاص دهید. در این زمان کارهای مختلفی مثل مطالعه کتاب داستان، دوچرخه‌سواری، وقت گذراندن با دوستان، تماشای فیلم، شرکت در کارگاه‌های یک‌روزه تفریحی و هر کار موردعلاقه خود را قرار دهید.

در هر صفحه باید جدولی برای انجام تفریح و کارهای موردعلاقه در نظر بگیرید. ازآنجایی‌که کارهای تفریحی در طول هفته ثابت نیستند، پیشنهاد می‌کنیم فقط زمان‌بندی را مشخص کنید و اسم فعالیت را خالی بگذارید.

مرور، تجزیه و تحلیل فعالیت‌ها با اختصاص بخش خاص در پلنر

در انتهای هر هفته یک صفحه برای بیان خلاصه‌ای از فعالیت‌های ۷ روز اخیر بگذارید. این بخش نیازی به طراحی ندارد؛ گاهی برای بیان حس خود از متن و در برخی موارد از نقاشی کشیدن استفاده کنید؛ بنابراین یک صفحه سفید نیز در دفتر پلنر برای مرور و تجزیه و تحلیل خاطرات و فعالیت‌های یک هفته کافی است.

بهترین دفترهای برنامه‌ریزی را از فروشگاه‌ ایران تحریر با تنوع بالای محصولات بخرید

در این متن به بررسی «چگونه دفتر برنامه ریزی درست کنیم» پرداختیم. برای درست کردن پلنر به یک دفتر ساده، خط کش و مداد نیاز دارید؛ برای زیباتر کردن دفتر از عکس‌های برچسبی در صفحه‌های مختلف استفاده کنید. تزیین دفتر برنامه‌ریزی بستگی به سلیقه فردی دارد؛ ازاین‌رو هر طور که مایلید، پلنر را طراحی کنید. بااین‌حال در این مطلب نکات مهم برای درست کردن دفتر برنامه‌ریزی را توضیح دادیم.

در مراحل بعدی و با یادداشت اولویت‌ها، اهداف و کارهای روزمره به تزیین دفتر بپردازید. برای این کار از رسم جدول و نمودارهای مختلف کمک بگیرید. اگر ایده‌ای برای بهتر کردن دفتر برنامه‌ریزی دارید، با ما و سایر کاربران در قسمت نظرات به اشتراک بگذارید.