پلمپ دفاتر چیست؟ پلمپ دفاتر قانونی به چه معناست؟

پلمپ دفاتر که با عناوینی مانند پلمپ دفاتر تجاری یا دفاتر مالیاتی نیز شناخته می‌شود، یکی از وظایف مالیاتی تاجران، شرکت‌ها و مؤسسات است که باید سالانه انجام شود. درخواست پلمپ دفاتر به‌صورت اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شود و پس از تکمیل مراحل، دفاتر توسط پست به آدرس ثبتی شما ارسال خواهد شد. این دفاتر برای ثبت حساب و کتاب‌های مالی و به‌عنوان یک الزام مالیاتی استفاده می‌شوند. پلمپ دفاتر که به‌طور‌صحیح «پلمب دفاتر» نامیده می‌شود، باید در مهلت قانونی خاصی انجام شود؛ در غیر این صورت، ممکن است جریمه‌های مالیاتی برای شما در پی داشته باشد. برای آشنایی بیشتر با این فرآیند و نکات مهم آن، ادامه مطلب را مطالعه کنید.

پلمپ دفاتر؛ راهکاری برای مهر و شماره‌گذاری کردن دفاتر

پلمپ دفاتر به معنی مهر و شماره‌گذاری کردن صفحات دفاتر تجاری است. پس از ثبت درخواست پلمپ، همه صفحات دفاتر شماره‌گذاری و مهر اداره ثبت شرکت‌ها را دریافت می‌کنند. همچنین، در صورت درخواست پلمپ دفاتر برای اشخاص حقوقی، شماره ثبت شرکت یا مؤسسه نیز در دفاتر درج می‌شود. دفاتر پلمپ شده شامل دفتر روزنامه و دفتر کل هستند که برای ثبت کلیه فعالیت‌های مالی و تجاری مورد‌استفاده قرار می‌گیرند. این دفاتر برای هر سال مالی جدید باید مجددا پلمپ شوند و همه صفحات آن‌ها باید شماره ترتیب و مهر معتبر داشته باشند. 

یکی از نکات مهم در تهیه این دفاتر، اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده و مطابقت آن‌ها با مدارک مالی است. استفاده از دفاتر پلمپ شده به جلوگیری از تغییرات غیرقانونی در حساب‌ها و اسناد مالی کمک می‌کند. این دفاتر به‌عنوان یک سند رسمی و معتبر در موارد حسابرسی و بررسی مالیاتی مورد‌استفاده قرار می‌گیرند؛ لذا، ضروری است که همه شرکت‌ها و مؤسسات، دفاتر حسابداری خود را به‌صورت پلمپ شده نگهداری کنند تا از بروز مشکلات احتمالی و جریمه‌های مالیاتی جلوگیری شود.

مراجعه به سایت رسمی؛ اولین اقدام به‌منظور درخواست پلمپ دفاتر تجاری

برای درخواست پلمپ دفاتر تجاری و دریافت دفتر حسابداری، اولین اقدام مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir (قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. متقاضیان باید در قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، نوع شخص متقاضی را انتخاب کرده و اطلاعاتی مانند تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را وارد کنند. همه پیامک‌های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج‌شده ارسال خواهد شد. 

پس از وارد کردن اطلاعات، کاربر باید قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را تکمیل کند. این تاریخ‌ها باید بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی انتخاب شوند. بعد از تکمیل اطلاعات، سامانه تاریخ پایان سال مالی را محاسبه می‌کند. سپس باید اطلاعات آدرس محل دریافت پلمپ دفاتر را وارد کرد. دفاتر پلمپ شده پس از تکمیل مراحل به آدرس ذکر‌شده ارسال می‌شوند. 

پلمپ دفاتر تجاری؛ ثبت کلیه عملیات اعم از مطالبات و داد‌و‌ستد تجاری

پلمپ دفاتر تجاری به‌منظور ثبت کلیه عملیات تجاری، مالی و حقوقی شرکت‌ها انجام می‌شود. طبق ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به استثناء کسبه جزء، مکلف است دفاتر تجاری زیر را تهیه و جهت حسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد: 

• دفتر روزنامه: برای ثبت مطالبات، دیون، داد و ستد تجاری و معاملات کاربرد دارد.
• دفتر کل: برای دسته‌بندی و طبقه‌بندی اطلاعات مالی استفاده می‌شود. 
• دفتر دارایی: تاجر باید هر سال صورت کلیه دارایی‌های منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به‌صورت ریز مشخص کند.
• دفتر کپیه یا ایندکس: تاجر باید تمام مراسلات و نامه‌های صادره و وارده، تلکس، تلگراف‌ها، فاکتورها و فارکس‌های خود را در آن ثبت کند. 

در واقع کلیه دفاتر تجاری ازجمله دفتر روزنامه و دفتر کل، به غیر از دفتر کپیه، به موجب الزامات ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره‌گذاری، امضا و پلمپ شوند.

جلوگیری از تقلب در تجارت؛ اصلی‌ترین دلیل پلمپ دفاتر 

برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن برخی از اقلام به تاریخ‌های بعد، تشریفاتی پیش‌بینی شده است که حتی‌المقدور تجار نتوانند بعدا ارقامی را در دفاتر خود وارد کنند. بر‌اساس ماده ۱۱ قانون تجارت، دفاتر مذکور در ماده ۶ (به جز دفتر کپیه) باید پیش از ثبت حتی یک مورد، توسط نماینده اداره ثبت امضا شود. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست، اما باید اوراق آن نمره ترتیبی داشته باشد. 

این فرآیند برای جلوگیری از تغییرات غیرقانونی و تقلب در ثبت اسناد مالی انجام می‌شود. استفاده از دفاتر پلمپ شده باعث می‌شود که هرگونه تغییرات غیرمجاز در اطلاعات مالی به‌سادگی قابل‌تشخیص باشد و از تقلب‌های احتمالی جلوگیری شود. شما می‌توانید برگه‌های جدا شده از دفتر را داخل کلربوک قرار دهید تا از مفقود شدنشان جلوگیری کنید. اگر با سوال کلربوک چیست مواجه شدید، باید بدانید که این محصول برای نگهداری از اسناد مهم تولید می‌شود.

با مدارک مورد‌نیاز پلمپ دفاتر آشنا شوید

برای اخذ پلمپ دفاتر، ارائه مدارک مورد‌نیاز امری ضروری است. مدارک مورد‌نیاز برای اشخاص حقیقی شامل کپی کارت ملی متقاضی و کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت کسبی است. این مدارک باید به صورت کامل و دقیق ارائه شوند تا فرایند پلمپ دفاتر به‌درستی انجام شود.

برای اشخاص حقوقی، مدارک مورد‌نیاز شامل کپی کارت ملی مدیرعامل و مهر شرکت، کپی روزنامه تاسیس شرکت، کپی آخرین ثبت تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و وکالتنامه یا معرفی‌نامه برای نماینده (در‌صورتی‌که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشد) می‌شود. اطمینان از داشتن این مدارک و ارائه به موقع آنها، فرایند پلمپ دفاتر را سریع‌تر و بدون مشکل می‌کند. برای تهیه و نگهداری مدارک مورد‌نیاز، می‌توانید با خرید عمده لوازم التحریر ارزان، آن‌ها را به‌شیوه‌ای اصولی سازمان‌دهی کنید.

مدت زمان اخذ پلمپ دفاتر قبل از سال مالی جدید است

برای اخذ دفاتر پلمپ شده هر سال، باید سال قبل از آن و پیش از شروع سال مالی جدید اقدام به دریافت پلمپ دفاتر کرد. در‌صورتی‌که همه صفحات دفاتر پیش از پایان سال مالی تمام شوند، می‌توان دفتر جدید خرید. نکته حائز اهمیت برای شرکت‌ها، زمان مناسب برای اقدام به پلمپ دفاتر است. معمولا این فرایند قبل از شروع سال مالی جدید انجام می‌شود تا از بروز مشکلات مالی و حقوقی جلوگیری شود.

داشتن تجهیزات لازم برای دفتر کار به نظم و سازمان‌دهی بهتر مدارک و اسناد مالی کمک می‌کند و فرایند پلمپ دفاتر را ساده‌تر خواهد کرد. تجهیز دفتر کار با لوازم اداری مناسب، باعث تسریع در انجام کارها و افزایش کارایی می‌شود.

برای ثبت پلمپ، در زمان مناسب اقدام کنید

پلمپ دفاتر تجاری یکی از اقدامات ضروری برای شرکت‌ها و مؤسسات است که به‌منظور جلوگیری از تقلب و ثبت دقیق اطلاعات مالی انجام می‌شود. این فرایند شامل مهر و شماره‌گذاری دفاتر تجاری می‌شود که باید قبل از شروع سال مالی جدید صورت گیرد. استفاده از دفاتر روزنامه به‌عنوان اسناد رسمی و قانونی، از بروز مشکلات مالی و حقوقی جلوگیری می‌کند.

برای اخذ پلمپ دفاتر، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و ارائه مدارک مورد‌نیاز اهمیت بالایی دارد. همچنین، داشتن تجهیزات لازم برای دفتر کار و لوازم اداری به‌ویژه دفاتر روزنامه به سازمان‌دهی بهتر مدارک و اسناد مالی کمک می‌کند. با اجرای این اصول، می‌توانید از تقلب‌های احتمالی جلوگیری کرده و اطلاعات مالی شرکت خود را به‌صورت دقیق و قانونی ثبت کنید.