دفتر کل برای گزارش‌گیری حساب‌های کسب‌وکارها تهیه و تدوین می‌شود. در دفترهای کل باید تاریخ، شرح، بدهکار و بستانکار هر سند حسابداری ثبت شود. این دفتر عموما ۷ ستون دارد که برای پر کردن آن‌ها نیاز به انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل دارید. در نهایت داخل دفتر کل مقدار مانده حساب هر رویداد مشخص خواهد شد. این دفتر باید توسط حسابدار شرکت نوشته شود که در ادامه این مقاله به نحوه نوشتن آن خواهیم پرداخت. اگر نمی‌دانید که «ماهیت دفتر کل چیست»، مطالعه این مقاله شما را به‌خوبی راهنمایی خواهد کرد.
دفتر کل چیست؟ گزارش‌گیری حسابها در یک دفتر جامع؛
در دفتر کل مرتب‌سازی، سازمان‌دهی و طبقه‌بندی اسناد (گزارش‌گیری حسابها) انجام می‌شود. همچنین یکی از کاربردهای اصلی دفتر کل، محاسبه آسان مابه‌التفاوت مجموع بدهکار و بستانکار (مانده حساب) است. طبق قانون، اشخاص حقوقی موظف به تحریر دفتر کل هستند.
فرم دفتر کل؛ نحوه وارد کردن هر حساب
در دفتر کل برخلاف دفتر روزنامه که آن نیز یکی از دفاتر حسابداری است، رویدادهای حسابداری به ترتیب تاریخ در صفحات نوشته نمی‌شوند؛ بلکه در دفتر کل باید هر نوع حساب (موجودی نقد و بانک، دارایی ثابت، سرمایه، فروش، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی) را در صفحه جداگانه نوشت. در واقع هر نوع حساب، صفحه اختصاصی خود را دارد. در نتیجه هیچ دو نوع حسابی نباید به‌هیچ‌وجه در یک صفحه قرار بگیرد.
دفاتر حسابداری؛ نیاز هر کسب و کار!
در فروشگاه ایران تحریر، می‌توانید انواع دفاتر حسابداری از جمله دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر اندیکاتور و ... را خریداری کنید.
اصلی‌ترین دلیل نوشتن دفتر کل، الزام قانونی است؛ در صورت تحریر نکردن دفتر کل، شرکت از طرف قانون جریمه خواهد شد. ازاین‌رو هنگام خرید ملزومات اداری حتما باید دفتر کل را در کنار دفتر روزنامه خریداری کنید. یکی دیگر از علل تکمیل دفتر کل، کم شدن اشتباهات حسابداری و مالی است؛ در واقع پس از طی کردن این چرخه حسابداری (شناسایی تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی)، اگر اشتباهی در حساب‌وکتاب انجام داده باشید، متوجه خواهید شد.
دلیل بعدی، گزارش‌گیری از حسابها در دو بُعد مختلف است؛ زیرا در دفتر روزنامه، گزارش‌گیری به ترتیب تاریخ در آن ثبت می‌شود و در دفتر کل گزارش‌گیری به ترتیب حسابها نوشته خواهد شد. ازاین‌رو فرایند گزارش‌گیری و طبقه‌بندی اسناد در دو بعد بررسی می‌شود.
اجزای دفتر کل؛ ستون‌های دفاتر کل شامل چه مواردی می‌شوند؟
دفتر کل مانند سایر دفاتر قانونی و حسابداری نظیر دفتر اندیکاتور، دفتر روزنامه، دفتر فروش روزانه و دفتر معین از اجزا و ستون‌های مشخص و ثابتی تشکیل شده است. در این بخش اجزای اصلی دفتر کل را شرح داده‌ایم:
حساب: عنوان حساب در بالای هر صفحه نوشته می‌شود.
شماره سند حسابداری
تاریخ رویداد
شرح رویداد (عنوان حساب کل)
بدهکار
بستانکار
تشخیص (تشخیص بدهکار یا بستانکار بودن مانده)
مانده: مابه‌التفاوت مجموع بدهکار و بستانکار
موارد ذکر شده، باید در هر دفتر کل وجود داشته باشند؛ اگر دفتر کل این اجزا را نداشته باشد، از لحاظ قانونی معتبر نیست.
نحوه نوشتن دفتر کل؛ ترتیب نوشتن حسابها در دفتر کل چگونه است؟
برای نوشتن دفتر کل باید ابتدا داخل دفتر روزنامه رویدادهای حسابرسی را تحریر کرده باشید. سپس رویدادهای ثبت‌شده در دفتر روزنامه را به دفتر کل انتقال دهید. در ادامه یک مثال انتقال رویداد از دفتر روزنامه به دفتر کل را برای شفاف‌تر شدن این موضوع بررسی کرده‌ایم:
دفتر روزنامه:
صفحه ۲۰
شماره سند
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
۶۰
۷ / ۹
دارایی ثابت
۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰
موجودی نقد و بانک
۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰
دفتر کل:
حساب: دارایی ثابت
شماره سند
تاریخ
شرح
بدهکار
بستانکار
تشخیص
مانده
۶۰
۷ / ۹
به شرح دفتر روزنامه
۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰
بد (بدهکار)
۶۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰
ماهیت همه دفاتر اداری برای حسابرسی نیست؛ به‌عنوان مثال دفتر اندیکاتور ماهیت متفاوتی با دفاتر روزنامه و کل دارد. در دفاتر اندیکاتور باید همه مکاتبات یک سازمان شامل نامه‌های ارسالی، دریافتی، نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های ارجاعی ثبت شوند.
انتقال اسناد از دفتر روزنامه به دفتر کل تا چه زمانی باید انجام شود؟
به‌صورت قانونی هر زمان که ثبت رویداد داخل دفتر روزنامه را انجام دادید، برای انتقال رویدادها و ثبت‌ها از دفتر روزنامه به دفتر کل تا ۱۵ ام ماه بعد فرصت دارید. برای تحریر و نوشتن دفاتر اداری و قانونی باید به تاریخ و نحوه پر کردن آن‌ها دقت کنید. معمولا برای هر نوع دفتر اداری از طرف قانون نحوه تحریر و مهلت به منظور پر کردن آن‌ها تعریف شده است که باید به آن‌ها دقت کنید.
به‌عنوان مثال برای ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور باید پس از ارسال یا دریافت هر نامه، تاریخ، صاحبان نامه و موضوع و شرح نامه ذکر شود. برای کسب اطلاعات بیشتر راجع‌به ماهیت دفتر اندیکاتور و نحوه ثبت وقایع در این دفتر می‌توانید مقاله «دفتر اندیکاتور چیست» را مطالعه کنید.
هنگام خرید دفتر کل به کیفیت کاغذها و چاپ دفتر توجه کنید
دفتر کل جزو دفاتر قانونی و حسابداری است که هر شرکت ملزم به داشتن و تهیه آن است. در دفاتر کل طبقه‌بندی اسناد و گزارش‌گیری‌های حسابرسی انجام می‌شود. ترتیب نوشتن حسابها در دفتر کل با ترتیب نوشتن آن‌ها در دفتر روزنامه متفاوت است و باید برای هر حساب، صفحه جداگانه‌ای در دفتر کل در نظر گرفته شود. رویدادهای حسابداری توسط حسابدار از دفتر روزنامه به دفتر کل انتقال داده می‌شود.
هنگام خرید دفاتر حسابداری مانند دفتر کل به کیفیت چاپ و جنس کاغذها دقت کنید؛ عددهای وارد شده در دفتر کل ممکن است در فواصل زمانی کوتاه نیاز به تغییر داشته باشند. در نتیجه کاغذ باید کیفیت مطلوبی داشته باشد تا پاک‌کن باعث پاره شدن آن نشود. در فروشگاه ایران تحریر انواع دفاتر حسابداری مانند دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین با بهترین نوع کاغذ به فروش می‌رسند. همچنین در ایران تحریر می‌توانید برای خرید ملزومات اداری مانند انواع زونکن، پانچ، استامپ، پوشه و منگنه نیز اقدام کنید.
نظرات کاربران