مدیریت اسناد و مدارک یکی از مهم‌ترین نیازهای هر کسب‌وکار است. با شناخت انواع بایگانی و استفاده از تجهیزات مناسب، مدارک خود را به شکلی منظم و قابل‌دسترسی نگهداری کنید. از بایگانی فیزیکی برای اسناد کاغذی گرفته تا روش‌های مدرن بایگانی الکترونیکی، هر کدام ابزارها و تجهیزاتی خاص نیاز دارند. در این مقاله با تجهیزات بایگانی و کاربرد آن‌ها بیشتر آشنا می‌شوید.
بایگانی فیزیکی؛ رایج‌ترین روش نگهداری مدارک
بایگانی فیزیکی به‌معنی نگهداری اسناد و مدارک کاغذی در مکان‌هایی مشخص، منظم و امن است. این مدل بایگانی بیشتر برای شرکت‌‌ها و کسب‌وکارها کاربرد دارد و در آن، از لوازم اداری مختلفی مانند پوشه‌ها، زونکن‌ها، قفسه‌ها و کمدهای بایگانی استفاده می‌شود.
در این مدل از انواع بایگانی، مدارک به‌شکل مرتب و قابل‌دسترس نگهداری می‌شوند. این موضوع باعث نظم بیشتر در محیط کار و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. بایگانی فیزیکی، انواع مختلفی مانند جاری، نیمه‌جاری و راکد دارد که در جدول زیر آن‌ها را شرح می‌دهیم.
نوع بایگانی
توضیحات
بایگانی جاری
بایگانی جاری شامل مدارک و اسنادی است که در فعالیت‌های روزانه و کسب‌وکارها نقش مهمی دارند و باید همیشه در دسترس باشند؛ مانند قراردادهای فعال، لیست مشتریان و فاکتورها.
بایگانی نیمه‌جاری
بایگانی نیمه‌جاری شامل آن دسته از اسنادی است که استفاده روزمره ندارند و گاهی اوقات به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید. گزارش‌های مالی سال‌های قبل یا پرونده‌های مربوط به پروژه‌های تمام شده، از این موارد هستند.
بایگانی راکد
بایگانی راکد شامل مدارکی است که دیگر مورد استفاده روزمره قرار نمی‌گیرند، اما به دلایلی مانند قوانین مالیاتی یا اسناد تاریخی باید حفظ شوند.
این دسته‌بندی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از لوازم اداری و تجهیزات بایگانی مناسب، نظم بیشتری در مدیریت اسناد ایجاد کنند و بهره‌وری فضای کاری خود را نیز افزایش دهند.
بایگانی الکترونیکی؛ نگهداری دیجیتال مدارک
بایگانی الکترونیکی به‌معنی ذخیره و مدیریت اسناد به صورت دیجیتال است. در این روش، به جای نگهداری مدارک کاغذی در قفسه‌ها و کلر بوک کلاسوری، باید آن‌ها را اسکن و در کامپیوتر، سرور یا فضای ابری ذخیره کنید. این روش برای کسب‌وکارهایی مناسب است که اسناد زیادی دارند.
با استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص تجهیزات بایگانی الکترونیکی، فایل‌ها را دسته‌بندی کنید و سپس با جستجوی سریع، به‌راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشید. مواردی مانند نیاز نداشتن به فضای فیزیکی، دسترسی سریع به اسناد و کاهش خطر گم شدن مدارک از مزایای بایگانی الکترونیکی هستند.
هر آنچه برای بایگانی و آرشیو مدارک خود نیاز دارید در ایران تحریر موجود است.
مواردی مانند پوشه، زونکن چک و قفسه از مهم‌ترین وسایل بایگانی اسناد هستند و نقشی مهم در حفظ نظم و دسترسی سریع به مدارک دارند. این تجهیزات در محیط‌های کاری، اداری و حتی خانه، از گم شدن یا آسیب دیدن اسناد جلوگیری و فضای کاری را منظم‌تر می‌کنند. در ادامه با ۵ مورد از تجهیزات بایگانی مهم و ضروری آشنا می‌شوید.
زونکن‌ها؛ مهم‌ترین بخش از تجهیزات بایگانی
زونکن یکی از اصلی‌ترین تجهیزات بایگانی است و برای نگهداری و مرتب کردن مدارک، مورداستفاده قرار می‌گیرد. این پوشه‌های بزرگ با حلقه‌های فلزی به شما اجازه می‌دهند که اسناد را به صورت مرتب دسته‌بندی و در هر زمان، به راحتی آن‌ها پیدا کنید. زونکن‌ها در انواع و اندازه‌های مختلف تولید می‌شوند و بسته به جنس و کیفیت، قیمت زونکن متفاوت است.
انواع پوشه‌های بایگانی: ابزاری کاربردی برای نظم‌دهی اسناد
پوشه‌ها یکی از مهم‌ترین ابزارها در تجهیزات بایگانی هستند و برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی اسناد به کار می‌روند. این ابزارها در انواع مختلف، مانند پوشه‌های دکمه‌دار و مقوایی عرضه می‌شوند. با انواع پوشه بایگانی، می‌توانید مدارک مهم را در یک مکان مشخص نگه دارید و دسترسی سریع به آن‌ها داشته باشید. اگر به دنبال نظم و سازمان‌دهی بهتر برای مدارک خود هستید، قیمت پوشه کار را در صفحه مربوطه بررسی کنید.
قفسه‌ها؛ از مهم‌ترین و رایج‌ترین وسایل بایگانی اسناد
قفسه‌ها یکی از پرکاربردترین تجهیزات بایگانی هستند و از آن‌ها برای نگهداری و دسته‌بندی اسناد و پرونده‌ها استفاده می‌شود. این قفسه‌ها در مدل‌های باز و بسته وجود دارند. برای ایجاد نظم بیشتر در فضای کاری، می‌توانید از ترکیب قفسه‌ها با ابزارهایی مثل کازیه ایستاده استفاده کنید. با این نوع وسایل بایگانی، اسناد روزمره و مدارک بلندمدت، به شکلی سازماندهیشده نگهداری می‌شوند.
فایل کشویی؛ ابزاری منظم برای بایگانی اسناد
یکی از تجهیزات بایگانی ضروری، فایل کشویی است و به شما کمک می‌کند تا اسناد، مدارک و وسایل اداری را به‌صورت طبقه‌بندی شده ذخیره کنید. این فایل‌ها معمولا از جنس فلز یا پلاستیک هستند و به دلیل طراحی کشویی، دسترسی به مدارک را بسیار سریع و آسان می‌کنند. فایل کشویی به خصوص برای دفاتر کوچک، گزینه‌ای ایده‌آل است. با این وسیله میز کارتان همیشه خلوت و مدارکتان همیشه مرتب و در دسترس است.
جعبه؛ از مهم‌ترین لوازم بایگانی اسناد
جعبه‌ها، یکی از ساده‌ترین و کاربردی‌ترین تجهیزات انواع بایگانی هستند و برای نگهداری اسناد قدیمی یا مدارک کم‌کاربرد استفاده می‌شوند. این جعبه‌ها معمولا از جنس مقوا یا پلاستیک ساخته شده‌اند و به خوبی از اسناد در برابر گردوغبار، رطوبت و آسیب‌های فیزیکی محافظت می‌کنند. اگر به دنبال خرید جعبه اقتصادی و بادوام از فروشگاه لوازم تحریر هستید، روی لینک مربوطه کلیک کنید.
تهیه انواع تجهیزات بایگانی در ایران تحریر
در این مطلب با مهم‌ترین تجهیزات بایگانی آشنا شدید. وسایل بایگانی اسناد نقش مهمی در نظم‌دهی و مدیریت بهتر اسناد در هر کسب‌وکاری دارند. این تجهیزات نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهند، بلکه از گم شدن یا آسیب دیدگی مدارک مهم نیز جلوگیری می‌کنند.
برای خرید این ابزارها، ایران تحریر گزینه‌ای ایده‌آل است. تنوع بالای محصولات، تحویل سریع، ضمانت بازگشت کالا و قیمت‌های منصفانه، از مزایای مجموعه ما هستند. اگر به دنبال تجهیزات بایگانی باکیفیت هستید، همین حالا به فروشگاه اینترنتی ما مراجعه کنید.
26 آذر 1403
25 آذر 1403
4 آذر 1403
28 آبان 1403
27 آبان 1403
10 مهر 1403
نظرات کاربران